Przygotowanie systemu bazodanowego/Preparation of a database system
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU PUBLICZNYM
Dyrektor Centrum Projektów Europejskich ogłasza
PRZETARG NIEOGRANICZONY
o wartości zamówienia mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą"
na przygotowanie w języku angielskim (w tym wdrożenie oraz dokonanie niezbędnych poprawek) systemu bazodanowego wspomagającego pracę Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk. W ramach wykonania zamówienia możliwa jest modyfikacja funkcjonalna i techniczna istniejącego systemu bazodanowego opartego na rozwiązaniu relacyjnej bazy danych typu (Microsoft® SQL ServerTM 2008).
znak:CPEzp-II-5/10
Nazwy i kody ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) opisujące przedmiot zamówienia:
72.00.00.00-5 - usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia.
1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia precyzuje załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej "SIWZ".
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów oraz nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej oraz nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających.
4. SIWZ zostanie udostępniona w siedzibie Zamawiającego - 02-672 Warszawa, ul. Domaniewska 39a - od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do upływu terminu składania ofert. SIWZ jest bezpłatna.
5. Pracownikami Zamawiającego uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są:
1) w sprawach merytorycznych: p. Igor Kaniecki, tel. (58) 732 05 29; (58) 746 38 58; 782 110 231, w godz. 900 -1500, e-mail: igor.kaniecki@southbaltic.eu,
2) w sprawach procedur przetargowych - Łukasz Dmowski, p. 29, tel. (022) 378 31 05,
w godz. 9.00 - 15.00.
6. Termin wykonania zamówienia - termin wprowadzenia modyfikacji funkcjonalnych
i technicznych to 90 dni od zawarcia umowy. Dla elementów zawartych w punktach 2.2.3.1. (włącznie z 2.2.3.1.1. - 2.2.3.1.7.) i 2.2.3.5. (włącznie z 2.2.3.5.1.) załącznika 4, termin wprowadzenia modyfikacji funkcjonalnych i technicznych to 60 dni od zawarcia umowy.
7. Warunki udziału w postępowaniu.
W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający warunki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, w szczególności Wykonawcy nie wykluczeni z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy.
Ocena spełniania wyżej wymienionych warunków odbędzie się zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia" na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów, o których mowa poniżej.
8. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają złożyć Wykonawcy wraz z ofertą, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
oświadczenie o spełnianiu przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy (wg załącznika nr 2 do SIWZ);
1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę w języku ojczystym Wykonawcy);
2) aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub innych właściwych organów zgodnie z prawem kraju Wykonawcy potwierdzające odpowiednio, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności, lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę);
3) dokument zawierający indykatywny harmonogram prac wdrożonych dla dotrzymania terminu przewidzianego w ofercie; opis proponowanego systemu komunikowania się z Wspólnym Sekretariatem Technicznym (WST) Programu Południowy Bałtyk (w tym odwiedziny siedziby WST w Gdańsku); opis zrealizowanych baz danych; kompetencje i silne strony wykonawcy oraz specyfikacja zespołu wdrażającego.
4) projekt umowy z uwzględnieniem istotnych dla Zamawiającego postanowień umowy wymienionych w załączniku nr 3.
5) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców
6) wykaz osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, znajomości języka angielskiego i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności.
7) propozycję rozwiązań dotyczących fizycznego umieszczenia bazy danych, opisującą następujące opcje pod względem kosztowym, oraz pod względem zachowania jakości usług (np. utrzymania pracy bazy danych, prac serwisowych wymagających dostępu do serwera, zapewnienia standardów bezpieczeństwa na poziomie zapewniającym bezpieczeństwo danych oraz zapewnienie pojemności dysku twardego serwera na poziomie do 1 terabajt.)
a) przechowywanie danych na serwerze zapewnionym przez Zamawiającego
b) przechowywanie danych na serwerze zapewnionym przez Wykonawcę
Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
8.1 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 8 pkt 2 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
8.2. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w ust. 8.1, zastępuje się go dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis ust. 8.1 stosuje się odpowiednio.
9. Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium.
10. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierował się będzie następującymi kryteriami:
a) cena prac ujętych w rozdziale XII, pkt. a-b - 23 %
cena najniższa
ilość pkt oferty ocenianej = ---------------------------------------- X 100 pkt. X 23%
cena oferty
ocenianej
a1) cena prac ujętych w rozdziale XII, pkt. c - 2 %
b) liczba zrealizowanych baz danych (lub baz danych utrzymywanych i konserwowanych) wspomagających pracę programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej (wykazane w referencjach) - 30%
liczba oferty ocenianej
ilość pkt oferty ocenianej = --------------------------------------------- X 100 pkt. X 30%
liczba najwyższa
c) jakość oferty oceniona na podstawie złożonych dokumentów (zawartych w podpunkcie 4 Rozdziału V, punktu 1). - 25%. Komisja przetargowa na podstawie otrzymanych dokumentów nada ocenę punktową w skali 1,2,3,4,5,6
ocena punktowa oferty ocenianej
ilość pkt oferty ocenianej = --------------------------------------------------- X 100 pkt. X 25%
ocena punktowa oferty najlepszej
Oferty będą oceniane według poniższego schematu, Komisja Przetargowa będzie podzielona na 2 niezależnie oceniające zespoły, ich oceny będą następnie uśrednione matematycznie.
Podrozdział (Załącznik nr 1) Kryterium z pod-kryteriami Wyniki zespołu 1 (1,2,3,4,5,6) Wyniki zespołu 2 (1,2,3,4,5,6) Uśrednione rezultaty
C1 Doświadczeń w budowie baz danych
- jakie wykonawca ma doświadczenia
C2 Kompetencje i silne strony wykonawcy
- jakość kompetencji
- dokumentacji (odpowiednie certyfikaty)
- związek kompetencji z zadaniami
- zasoby ludzkie
C3 Cechy zespołu:
- podział obowiązków
- zakres obowiązków ludzi w zespole a związek z wdrażaniem oferty
C4 Ryzyko opóźnień:
- jak realistyczne jest wdrożenie zadania wobec zaangażowanego personelu
- jak realistyczny jest czas przeznaczony na odpowiedź JTS
C5 Adekwatność narzędzi komunikacyjnych:
- czy środki i cele komunikacji są dobrze zaprojektowane?
- czy częstotliwość komunikowania jest dobrze zaplanowana?
Suma
d) udział liczby osób posługujących się językiem angielskim w liczbie osób przypisanych do wykonania zamówienia - 10%
udział oferty ocenianej
ilość pkt oferty ocenianej = ----------------------------------------------- X 100 pkt. X 10%
udział najwyższy
e) liczba programistów wdrażających ofertę - 10 %
liczba oferty ocenianej
ilość pkt oferty ocenianej = --------------------------------------------- X 100 pkt. X 10%
liczba najwyższa
11. Termin składania ofert upływa dnia 16.03.2010 r. o godz. 12.00. Ofertę należy przesłać pocztą lub złożyć w sekretariacie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 39a (p. III).
12. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16.03.2010 r. o godz. 12.30 w siedzibie Zamawiającego, pok. 32.
13. Składający ofertę Wykonawca jest nią związany przez okres 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert.
14. Data zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych i Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - 02.03.2010 r.
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia - pobierz plik (.pdf 234 KB).
Pytania do treści SIWZ wraz z odpowiedziami
Centrum Projektów Europejskich
02-672 Warszawa, ul. Domaniewska 39A
Dyrektor
CPEzp-II-5/10
dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr CPEzp-II-5/ na przygotowanie w języku angielskim (w tym wdrożenie oraz dokonanie niezbędnych poprawek) systemu bazodanowego wspomagającego pracę Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk.
Uprzejmie informuję, że w trakcie trwania przedmiotowego postępowania, do Zamawiającego wpłynęły następujące zapytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, które przedstawiam poniżej wraz z odpowiedziami:
Pytanie 1: Proszę potwierdzić, czy oferenci mają wysłać jeden oryginał oferty bez dodatkowych kopii?
Odpowiedź: Tak, oferenci powinni wysłać tylko jeden oryginał oferty. Kopie nie są wymagane.
Pytanie 2: W jakiej technologii jest wykonany interfejs dla bazy danych systemu DEEP?
Odpowiedź: Interfejs dla bazy danych systemu DEEP jest wykonany w technologii ASP.NET.
Pytanie 3: Czy Zamawiający posiada prawa majątkowe do bazy danych DEEP oraz czy kody źródłowe mogą zostać wykorzystane do stworzenia bazy danych Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk?
Odpowiedź: Zgodnie z załącznikiem nr 3, zwycięski oferent otrzyma kod źródłowy bazy danych w ciągu dwóch dni roboczych od podpisania umowy z Zamawiającym.
Pytanie 4: Czy zwycięski oferent, po podpisaniu umowy z Zamawiającym, oprócz kodu źródłowego otrzyma również dokumentację kodu źródłowego?
Odpowiedź: Nie, Wykonawca otrzyma jedynie kod źródłowy.
Pytanie 5: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.2. - W jakim formacie są dokumenty które mają podlegać importowaniu?
Odpowiedź: Format jest w tej chwili niesprecyzowany. Obecnie informacje o pomysłach projektów są przechowywane w zwykłych plikach Word z formatem „doc" lub „docx". Taki formularz może być pobrany ze strony Programu Południowy Bałtyk: http://en.southbaltic.eu/files/?id_plik=1059
Pytanie 6: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.2- Czy w ramach zamówienia zamawiający przewiduje zmiany w bazie danych pomysłów projektów [na stronie internetowej programu Południowy Bałtyk]?
Odpowiedź: Nie, Zamówienie nie przewiduje zmian w bazie danych pomysłów projektowych na stronie internetowej programu Południowy Bałtyk. Zgodnie z Rozdziałem XII i Rozdziałem XIII, oferenci są proszeni o wycenę elementów Załącznika nr 4 o priorytetach niższych niż [++,1] lub [+,1]. Takie elementy stanowią orientację dla dodatkowych usług w przyszłości i stanowią 2% kryteriów wyboru. Zamówienie przewiduje tylko elementy Złącznika nr 4 oznaczone priorytetami [++,1] i [+,1].
Pytanie 7: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.3.1. - Czy strona internetowa Programu Południowy Bałtyk będzie korzystać z tej samej bazy [technologii internetowej] jak strona Programu Baltic Sea Region? Jeśli nie, to jaka forma komunikacji pomiędzy bazami jest dopuszczalna?
Odpowiedź: Strona internetowa Programu Południowy Bałtyk nie używa tej samej technologii internetowej jak strona Programu Baltic Sea Region. Zakładana funkcjonalność (o priorytecie [O,2]) polega na tym, że baza danych Programu Południowy Bałtyk ma eksportować zestaw danych na stronę internetową Programu Południowy Bałtyk. Każda forma komunikacji poprzez formaty nie-binarne jest możliwa, przykładowe formaty wskazane przez developera strony internetowej to xml, csv lub sql.
Pytanie 8: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.3.1. - Czy baza danych DEEP obsługuje import danych z [formularza] wniosku z dokumentu programu Excel?
Odpowiedź: Tak, baza danych DEEP umożliwia import danych projektowych z formularza wniosku z dokumentu programu Excel. Jest to możliwe w module „Administration", w sekcji „Create dataset".
Pytanie 9: Załącznik nr 1 - wzór oferty w Rozdziale B zakłada, że Wykonawcy powinni wykazać się wykonaniem baz danych wspomagających pracę programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej. Czy Zamawiający uwzględni przy ocenie ofert referencje dotyczące doświadczenia w tworzeniu aplikacji opartych na bazach danych niezwiązanych z programami Europejskiej Współpracy Terytorialnej?
Odpowiedź: Tak, Zamawiający zgodnie z Rozdziałem XIII, podpunktem c) oraz załącznikiem nr 1, podrozdziałem C1 uwzględni doświadczenia w tworzeniu baz danych nie związanych z programami Europejskiej Współpracy Terytorialnej.
Pytanie 10: Załącznik nr 4 - punkt 2.1.12. - Jakie dane powinny być dostępne do eksportu i do jakiego formatu plików?
Odpowiedź: Podstawową opcją powinno być umożliwienie pobierania zaimportowanych dokumentów. Funkcja eksportu nie jest konieczna.
Pytanie 11: Załącznik nr 1 - Proszę wyjaśnić jakie informacje są oczekiwane w podrozdziale C4. (Czas realizacji, data dostarczenia zadania nr 1, oczekiwana ilość dni na odpowiedź JTS, oczekiwana ilość dni na wdrożenie, data wdrożenia zadania nr 1).
Odpowiedź: W podrozdziale C4 oferent powinien dostarczyć indykatywny harmonogram zadań podczas przygotowania i wdrażania bazy danych (patrz rozdział III - Termin wykonania zamówienia). Zakłada się, że umowa z Wykonawcą zostanie podpisana najpóźniej 29 marca 2010.Wprowadzająca w błąd jest fraza „zadania nr 1" w nagłówkach kolumn - powinno być „zadania". Dla przygotowania kalendarza, oferent powinien uznać za datę początkową 29 marca 2010. Jeśli jest to bardziej dogodne, w kolumnach 3 i 6 oferent może podać liczbę dni kalendarzowych od podpisania umowy (np. 20 dni kalendarzowych od podpisania umowy).
1) Pierwsza kolumna powinna informować o zadaniach do wykonania podczas trwania umowy (np. Nazwa zadania: import formularza wniosku lub wypełnienie raportu postępu projektu).
2) Druga kolumna (czas realizacji) podaje szacunkowy czas potrzebny oferentowi do przygotowania pierwszej wersji zadania do testowania.
3) Trzecia kolumna przedstawia datę, kiedy oferent dostarczy zadanie (np. moduł lub sekcję lub funkcjonalność bazy danych) do przetestowania przez WST.
4) Następnie proponowana liczba dni testowania przez WST powinna być wskazana w czwartej kolumnie.
5) Liczba dni potrzebnych oferentowi do wdrożenia zadania po odpowiedzi z WST powinna zostać podana (piąta kolumna).
6) Ostatnia kolumna powinna wskazywać faktyczną datę, do której zadanie (funkcjonalność, moduł lub sekcja bazy danych) będzie w pełni wdrożone i operacyjne.
Pytanie 12: Załącznik nr 4 - punkt 2.1.7.
a) proszę sprecyzować typy dokumentów, które miałyby być obsługiwane oprócz „.xls" i „.pdf"
b) W jaki sposób należy rozumieć import dokumentów zeskanowanych? Jako zapis skanów na serwerze/w bazie, czy też jakiś sposób parsowania ich?
Odpowiedź: W punkcie 2.1.7. import dokumentów należy rozumieć jako zapis (upload) dowolnego typu plików na serwerze/w bazie, bez ich parsowania.
W udostępnionej bazie testowej taka funkcja jest możliwa np. w sekcji „Wniosek" (application), w podsekcji Dokumenty dodatkowe (Additional documents). Taką funkcję opisuje również punkt 2.2.3.1.7. "Dodatkowe dokumenty" Załącznika nr 4.
Pytanie 13: Załącznik nr 4 - punkt 2.1.10.
Proszę wyjaśnić określenie „warstwa". Z technicznego punktu widzenia w odniesieniu do systemu testowego bazy danych DEEP Programu Region Morza Bałtyckiego trudno zorientować się do czego odnosi się ten termin.
Odpowiedź: Określenie „warstwa" w punkcie 2.1.10 oznacza ciąg znaków zawierający numer, nazwę i komentarz wersji formularza wniosku. Dane w formularzach wniosku jednego projektu importowanych do bazy danych mogą być zmieniane zgodnie z procesami pracy WST związanych z projektem (np. zmiana partnera projektu) tworząc nowe wersje dokumentów. Podręcznik bazy danych DEEP opisuje taką sytuację w punkcie 2.3. Baza danych DEEP umożliwia dowolne nazywanie wersji projektu, przy zachowaniu ciągłości numeracji kolejnych wersji („warstw") projektu.
Pytanie 14: Załącznik nr 4 - punkt 2.1.11.
Proszę o doprecyzowanie: sformułowania: „W przypadku, kiedy w na późniejszym etapie jest to potrzebne, inne sekcje lub foldery mogą zostać wskazane na etapie wdrażania Zamówienia."
Odpowiedź: Sekcje, i Foldery, w których niezbędne będzie przechowywanie e-maili to: Folder „E-maile" w sekcji „Decyzja/Kontraktowanie" oraz sekcja „Raportowanie".
Pytanie 15: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.3.5.
Proszę o doprecyzowanie: sformułowania: „Decyzja w sprawie ostatecznego podziału tej sekcji na części/foldery (jeśli będą) zostanie podjęta na późniejszym etapie, w trakcie wdrażania kontraktu."
Odpowiedź: W sekcji „Raportowanie" dla każdego projektu powinno być możliwe wygenerowanie Raportu Postępu projektu, zaimportowanie danych do bazy z wypełnionego przez Głównego Beneficjenta pliku raportu (.xls). Każdy z zaimportowanych raportów powinien tworzyć osobną część sekcji (np. Raport 1, Raport 2, Raport 3). Zgodnie z informacją w Załączniku nr 4 - punkt 2.2.3.5.1. Folder "Raport Postępu", Raporty Postępu są generowane i importowane dla sześciomiesięcznych okresów sprawozdawczych.
Pytanie 16: Załącznik nr 4 - punkt 2.2.3.4.1.
Proszę o doprecyzowanie: Powinna być dana możliwość automatycznego wygenerowania e-maila i listu z odmową informującego o odrzuceniu projektu. W razie odrzucenia projektu powody powinny zostać importowane do wygenerowanego e-maila i listu ze skonsolidowanego arkusza oceny (lub innego odpowiedniego dokumentu lub miejsca w bazie danych - decyzja o tym zapadnie w czasie wdrażania kontraktu).
Odpowiedź: Zasada działania ma być taka jak w testowej bazie danych DEEP, w części „Umowa Dotacji" („Grant Contract"). Proszę wygenerować list przewodni („Cover Letter") dla swojego projektu. We wzorze listu umieszczane są informacje z bazy danych i w ten sposób powstaje list. W razie odrzucenia powody odrzucenia powinny być importowane ze skonsolidowanego arkusza oceny.
Pytanie 17: Proszę o przekazanie dokładnego opisu architektury istniejącego systemu. Udostępnione materiały opisane w punktach 1-12 załącznika nr 3 do SIWZ są niewystarczające do oceny zakresu prac i wyceny usługi. Aby można było zmodyfikować istniejący system niezbędny jest wgląd w jego rozwiązania techniczne.
Odpowiedź: Modyfikacja jest jedną z opcji realizacji zamówienia, które polega na przygotowaniu systemu bazodanowego. Nie jest to opcja konieczna, oferent może zaoferować usługę przygotowania nowego systemu bazodanowego, opartego na funkcjonalności systemu DEEP. Funkcjonalność systemu DEEP jest możliwa do doświadczenia poprzez uzyskany dostęp do serwera testowego oraz poprzez informacje zawarte w podręczniku DEEP (punkt nr 1 na liście dokumentów Załącznika nr 3 do SIWZ). Baza danych DEEP jest aplikacją webową ASPX utrzymywaną na serwerze Microsoft Internet Information Server. Kod źródłowy jest pracowany w języku C#, który jest częścią .NET Framefork 3.5.
Używany system zarządzania bazą danych to Microsoft SQL Server 2005/2008 Standard Edition.
Pytanie 18: Jakie ceny składają się na cenę brutto (Rozdział E Załącznika nr 1) ?
Odpowiedź: Cena brutto pod rozdziałem E powinna być sumą wszystkich cen brutto za prace opisane w punktach a-c w Rozdziałach A i A1.
Udzielone odpowiedzi stanowią integralną część przekazanej wcześniej SIWZ i są jej wyjaśnieniem, uszczegółowieniem bądź zmianą.
NOTICE ON PUBLIC PROCUREMENT
The Director of the Center of European Projects announces the
OPEN TENDER PROCEDURE
With the contract value being less than the amounts specified in the regulations issued based on Article 11, item 8 of the Act of 29 January 2004 - the Public Procurement Law (Journal of Laws of 2007, No. 223, item 1655 as amended), hereinafter referred to as "Act"
procedure concerning the award of a public contract as part of an open tender conducted on the basis of Article 39, in connection with Article 10 of the Act of 29 January 2004 - the Public Procurement Law (Journal of Laws of 2007, No. 223, item 1655 as amended), hereinafter referred to as "Act", concerning preparation in English (including implementation and appropriate adjustment) of a database system supporting the operations of the Joint Technical Secretariat of the South Baltic Cross-border Cooperation Programme. It is possible, within the framework of the contract, to functionally and technically modify the existing database system based on the relational database such as Microsoft® SQL ServerTM 2008.
Open tender, ref. No.: CPEzp-II-5/10
CPV codes: 72.00.00.00-5 - IT services: consulting, software development, Internet and support.
1. A detailed description of the subject matter of the contract can be found in appendix No. 4 to the do SETC.
2. The Contracting party does not permit placing partial bids.
3. The Contracting party permits placing variant bids, does not intend to conclude a framework contract, does not intend to establish a dynamic procurement system and does not plan to select the best bid by means of an electronic auction and does not plan to award supplementary contracts.
4. The ToR (Terms of Reference) shall be rendered available at the Contracting party's registered office - 02-672 Warsaw, 39a Domaniewska Street - the ToR are free of charge from the date of publishing the said notice in the Public Procurement Bulletin and in the Official Journal of the European Union until the conclusion of the tender submitting procedure.
5. Persons authorized on the Contracting party's side to contact the Contractors are:
1) in substantive matters:
Mr. Igor Kaniecki, tel. +48 58 732 05 29; +48 58 746 38 58; +48 782 110 231, from 9.00a.m. to 3.00p.m., e-mail: igor.kaniecki@southbaltic.eu
2) in matters concerning tender procedures
Mr. Łukasz Dmowski, tel. +48 22 378 31 05, from 9.00a.m. to 3.00p.m.
6. Contract execution date - the deadline for implementing functional and technical modifications is 90 days of the day on which the contract is concluded. For the elements contained in points 2.2.3.1. (incl. 2.2.3.1.1. - 2.2.3.1.7.) and 2.2.3.5. (incl. 2.2.3.5.1.) of the appendix no. 4, the duration of implementation of functional and technical modifications is 60 days of the day on which the contract is signed.
7. Criteria that the Contractor should fulfil to be awarded the contract.
The procedure may be acceded by Contractors who fulfil the criteria referred to in Article 22 par. 1 of the Act, in particular, Contractors not excluded from the procedure based on Article 24 par. 1 and 2 of the Act.
An assessment of how the aforementioned criteria are fulfilled will be performed in accordance with the formula "fulfils - does not fulfil" on the basis of the declarations and documents attached to the bid.
8. Information about the declarations and documents which the Contractors must submit together with the bid to confirm that they fulfil the criteria of participating in the procedure as well as the requirements laid out by the Contracting party:
1) declaration that the Contractor fulfils the criteria referred to in Article 22 par. 1 of the Act (as per appendix No. 2 to the SETC);
2) current excerpt from the competent register or current certificate of entry in the commercial register, if separate regulations require entry in the register or registration in the commercial register, issued not earlier than 6 months before the lapse of the deadline for placing the bids (in original form or as a photocopy certified by the Contractor to be a true copy of the original in the mother tongue of the Contractor);
3) current certificate from the competent chief officer of the inland revenue office and a competent branch of the Social Insurance Institution or the Farmers' Social Security Fund or other competent authorities in accordance with the law of the country of the Contractor confirming, respectively, that the Contractor is not in arrears with the payment of taxes, health and social insurance fees and contributions, or certificates that he has obtained a legal exemption, deferment of payment or that the outstanding payments have been split into instalments, or that the decision of the competent authority has been fully suspended - issued not earlier than 3 months before the lapse of the deadline for placing the bids (in original form or as a photocopy certified by the Contractor to be a true copy of the original);
4) a document containing an indicative timetable of work implemented to meet the deadline specified in the bid; a description of the proposed system of communication with the Joint Technical Secretariat (JTS) of the South Baltic Cross-border Cooperation Programme (including visits to JTS in Gdańsk); a description of databases developed; competencies and strengths of the Contractor as well as specification of the implementing team.
5) draft agreement taking into account the provisions of the agreement that are significant to the Contracting party as listed in appendix No. 3.
6) a list of services accomplished, and as regards periodic or continuous ones, also the services being rendered over the past three years before the start of the procedure concerning the award of the contract, and if the duration of the business activity is shorter - during that period, corresponding in terms of type and value to the services constituting the subject matter of the contract, including an indication of their value, subject matter, completion dates and clients
7) a list of persons and entities which will participate in the execution of the contract, together with information about their job qualifications, experience, knowledge of the English language and education necessary to execute the contract, as well as the scope of activities performed by them.
8) a proposal of solutions concerning physical placement of the databases, describing the following options in terms of costs and in terms of preservation of quality of services (for instance, keeping the database in operation, performing maintenance work requiring access to the server, guaranteeing security standards on a level guaranteeing security of the data and guaranteeing capacity of the hard drive at 20 GB)
a) storing data on a server provided by the Contracting party
b) storing data on a server provided by the Contractor
Certification of copies to be true originals should be effected in a manner making it possible to identify the signature of the person empowered to make declarations of will on behalf of the Contractor.
8.1 If the Contractor's registered office or place of residence is located outside of Poland, instead of the document referred to in par. 1 item 2, the Contractor submits a document or documents issued in the country in which his with registered office or place of residence is located, confirming, accordingly, that no bankruptcy proceedings against him have been commenced and that he has not declared bankruptcy. The document should be issued not earlier than 6 months before the lapse of the deadline for placing the bids.
8.2 If the country of origin of the person or the country in which the Contractor's registered office or place of residence is located does not issue the document referred to in par. 2, it is replaced by a document containing a declaration made before a notary public, competent court, administrative body or professional or commercial self-governing body of the country of origin or the country in which the Contractor's registered office or place of residence is located. The provision of par. 2 applies accordingly.
9. The Contracting party does not require the Contractors to pay a bid bond.
10. Criteria for selecting the most suitable bid:
When selecting the most suitable bid the Contracting party will guide himself by the following criteria:
a) price for the work described in chapter XII, items a-b - 23 %
lowest price
number of points earned by the bid being evaluated = ------------------------- X 100 points X 23%
price of the bid
being evaluated
a1) price for the work described in chapter XII, item c - 2 %
b) number of databases accomplished (or databases maintained and preserved) supporting the work of the European Territorial Cooperation programmes (indicated in the references) - 30%
number of the bid being evaluated
number of points earned by the bid being evaluated = -------------------------- X 100 points X 30%
highest number
c) quality of the bid evaluated on the basis of documents submitted (as stipulated in sub-item 4, Chapter V, item 1). - 25%. Based on the documents received, the tender commission will assign a score on a scale 1,2,3,4,5,6
score earned by the bid being evaluated
number of points earned by the bid being evaluated = -------------------------- X 100 points X 25%
score earned by the most suitable bid
The bids will be evaluated in accordance with the following model, the tender commission will be divided into 2 independent evaluation teams, the scores awarded by them will be averaged mathematically.
Sub-chapter (Appendix No. 1) Criterion with sub-criteria Results of team 1 (1,2,3,4,5,6) Results of team 2 (1,2,3,4,5,6) Averaged results
C1 Experience in developing databases
- experience possessed by the Contractor
C2 Competencies and strengths of the Contractor
- quality of the competencies
- documentation (appropriate certificates)
- relation of competencies to tasks
- human resources
C3 Team attributes:
- division of duties
- scope of duties of people on the team and relation to the implementation of the bid
C4 Risk of delays:
- how realistic is the implementation of the task in relation to staff's involvement
- how realistic is the time given to respond to JTS
C5 Adequacy of communication tools:
- are the means of communication and objectives well designed?
- is the frequency of communication well planned?
Total
d) share of persons communicating in English in the number of people assigned to the contract - 10%
share of the bid being evaluated
number of points earned by the bid being evaluated = -------------------------- X 100 points X 10%
highest share
e) number of programmers implementing the bid - 10 %
number of the bid being evaluated
number of points earned by the bid being evaluated = -------------------------- X 100 points X 10%
highest number
11. The bid should be sent by post or brought to the Contracting party's secretariat in Warsaw at ul. Domaniewska 39a, by 16 March 2010 by noon.
12. The bids will be opened publicly on 16 March 2010 at 12:30 p.m. at the Contracting party's registered office in Warsaw at 39A Domaniewska Street, room 32.
13. The bidder is bound by the bid for the duration of 30 days of the final deadline for placing the bids.
14. The date of publishing the notice in the Public Procurement Bulletin and in the Official Journal of the European Union - 02.03.2010
SPECIFICATION OF ESSENTIAL TERMS OF CONTRACT - download the file (.pdf 179 KB).
Answers to bidder questions:
Question 1: Please confirm if the Bidders need to submit 1 original of proposal and no additional copies.
Answer: Yes, the bidders need to submit only one original of proposal. No copies are requested.
Question 2: In which technology the interface of the DEEP database system made?
Answer: The DEEP database system interface is made in ASP.NET technology.
Question 3: Does the Contracting party own rights to the DEEP database system, and if the source code can be used to create the database system supporting the operations of the Joint
Technical Secretariat of the South Baltic Cross-border Cooperation Programme?
Answer: According to Appendix No. 3, the winning bidder will receive the source code for the database the moment he signs the contract with the Contracting party within a maximum of 2 business days. The Contracting party has a license to use the database of the DEEP system.
Question 4: Does the successful bidder, after signing the contract with Contracting party, additionally to the source code receive also the technical documentation of the source code?
Answer: No, the Contractor will receive only the source code.
Question 5: Appendix No. 4 - point 2.2.2. -What is the format of documents that are supposed to be imported?
Answer: The format is undefined yet. Currently the project ideas are stored in the Word format "doc" or "docs". Such project idea info sheet can be downloaded from the South Baltic Programme website: http://en.southbaltic.eu/files/?id_plik=1059
Question 6: Appendix No. 4 - point 2.2.2. - Does the Cotracting party include in the contract the changes in the project idea database [on the South Baltic Programme website]?
Answer: No, the contract does not include the changes to the project idea database on the South Baltic Programme website. In accordance with Chapter XII and Chapter XIII, the bidders are also asked to provide price for parts of the Appendix No. 4 with priority lower than [++,1] or [+,1]. These parts are orientation for any additional services in future and constitute 2% of the selection criteria. The contract includes only the parts of appendix No. 4 marked with priorities [++,1] and [+,1].
Question 7: Appendix No. 4 - point 2.2.3.1. - Does the website of the South Baltic Programme use the same base [internet technology] as the website of the Baltic Sea Region Programme? If not, then what form of communications between databases is foreseen?
Answer: The South Baltic Programme website does not use the same internet technology as the Baltic Sea Region Programme website.
The assumed functionality (with priority [O,2]) is that the South Baltic Programme database exports a dataset to the South Baltic Programme website. Communication via any non-binary format is possible; the ones suggested by the website developer are xml, csv or sql.
Question 8: Appendix No. 4 - point 2.2.3.1. - Does the DEEP database system enable to import of the application data from Excel application form document?
Answer: Yes, the DEEP system enables importing the project data from the Excel file of the application form. It is done in the Administration Module, section "Create dataset".
Question 9: Appendix 1 - the template of bid in chapter B assumes that the Contractor should indicate the number of databases accomplished (or databases maintained and preserved) supportingthe work of the European Territorial Cooperation programmes. Will the Contracting party during the evaluation of the bids take into consideration the references showing experience in creation of databases not related to European Territorial Cooperation programmes?
Answer: Yes, the Contracting party in accordance with the Chapter XIII, part C, and the Appendix 1, subchapter C1 will take into consideration experience in creation of databases not related to European Territorial Cooperation programmes.
Question 10: Appendix 4 - 2.1.12. - Which data should be available to be exported and to what format of files?
Answer: The basic option should be to enable downloading of uploaded documents. The export function is not necessary.
Question 11: Appendix 1 - Please clarify what information is expected in Sub-chapter C4. (turnaround time, date by which task number 1 was delivered, expected number of days for JTS's response, expected number of days for implementation, Date on which task number 1 was implemented).
Answer: In the sub-chapter C4 the bidder is expected to provide an indicative schedule of tasks during preparation and implementation of the database (See Chapter III - Contract execution date).
It is assumed that the contract with successful bidder is signed latest on 29 March 2010.
What is misleading is the "task number 1" in columns headers - it should say only "the task". For preparation of the calendar, the bidder should take as a starting date 29 March 2010. If it is more convenient, in columns 3 and 6 the bidder can give the number of calendar days from signing of the contract (e.g. 20 calendar days from signing of the contract).
1) The first column should provide information on tasks to be performed during contract (e.g. Name of the task: import of the application form or pre-filling project progress report).
2) The second column (turnaround time) is an estimated time which the bidder needs to prepare the first version for testing.
3) The third column is the expected date when the bidder delivers the task (e.g. module or section or functionality of the database) to be tested by JTS.
4) Then the proposed number of test days by JTS should be indicated in the fourth column.
5) Then the number of days for implementation after JTS's response should be given (fifth column).
6) The final column should indicate the actual date to which the task (functionality, module or section of the database) will be fully operational.
Question 12: Appendix No. 4 - point 2.1.7.
a) please specify the types of documents, that are supposed to be processed except ".xls" and ".pdf" formats.
b) How the upload of scanned documents should be understood? Is it to upload and store the documents on the server/in the database or does it include some kind of parsing of these documents?
Answer: In point 2.1.7. the import of documents should be understood as saving (uploading) the files of whatever type on the server/in the database, without parsing. In the test system available to bidders, such function is enabled in section "Application", in the part "Additional documents". Such function is also described in the point 2.2.3.1.7. "Additional documents" of Appendix nr 4.
Question 13: Appendix No. 4 - point 2.1.10.
Please explain the term "layer". From technical point of view with reference to the test system of the DEEP database of the Baltic Sea Region, it is difficult to understand what this term is related to.
Answer: The term „layer" in point 2.1.10. means a string of characters including the number, name and comment to the version of application form. The data in application forms of one project imported to the database can be changed in accordance to work processes of JTS related to project (e.g. partner change) hence creating new versions of the documents. The DEEP database manual describes such situation in point 2.3. The DEEP database allows giving any name of the project version with observance of continuity of numbering of the consecutive versions ("layers") of the project.
Question 14: Appendix No. 4 - point 2.1.11.
Please specify the sentence: "In case if at later stage it is necessary, other sections or folders might be indicated at the stage of implementing the contract with successful bidder."
Answer: The sections and folders, in which it will be necessary to store e-mails are: Folder „E-mails" in section „Decision/Contracting" and section „Reporting".
Question 15: Appendix No. 4 - point 2.2.3.5. (Section "Reporting")
Please specify the sentence: "The final division of this section into parts/folders (if any) will be decided at later stage, during implementation of the contract."
Answer: In section „Reporting" for each project it should be possible to generate a Project Progress Report, importing the data to the database from the report file (.xls) filled by Lead Beneficiary. Each of the imported reports should constitute a separate part of the section (e.g. Report 1, Report 2, Report 3). According to the information in Appendix nr 4 - point 2.2.3.5.1. Folder „Progress Report", the Progress Reports should be generated and imported for six-months reporting periods.
Question 16: Appendix No. 4 - point 2.2.3.4.1.
Please specify the sentence: "The possibility to automatically generate rejection e-mail and letter should be enabled. In case of rejection, the reasons for rejection should be imported into the generated e-mail and letter from consolidated assessment sheet (or other appropriate document or place in the database - to be decided during implementation of the contract)."
Answer: The operating method should be the same as in the test version of the DEEP database, in part „Grant Contract". Please generate the "cover letter" for your project. In the template of the letter the information from database is placed and creates the text of a letter. In case of rejections, the reasons for rejection should be imported from consolidated assessment sheet.
Question 17: Please provide a precise description of the architecture of the existing system. The provided materials, described in the points 1-12 of the Appendix no. 4 to SETC are insufficient to estimate the scope of works and price the bid.
In order to modify the existing system it is necessary to have an insight into technical solutions of the existing system.
Answer: Modification of the existing system is only one of the options of delivery of the contract, subject of which is preparation of the database system. It is not an obligation, the bidder may offer to prepare a new database system basing on the functionality of DEEP database system. The functionality of DEEP database system can be experienced via the access to test server of the database, and through the information presented in DEEP Manual (see point 1 on the list of documents in Appendix No. 3 to SETC). The DEEP database is an ASPX web application, hosted by the Microsoft Internet Information Server. The source code is developed in the programming language C# that is part of the .NET framework 3.5. The used database management system is Microsoft SQL Server 2005/2008 Standard Edition.
Question 18: What prices are included in Gross Price (Chapter E of the Appendix No. 1) ?
Answer: The Gross Price under Chapter E should be a sum of all gross prices for works described under points a-c in Chapters A and A1.
STRONY GŁÓWNE PROGRAMÓW
Portal współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa
